請求書管理アプリとは、請求書の作成はもちろん、送付や管理、入金確認などの、請求に関連する業務全体を効率化できるソフトウェアです。これまで手書きで対応していた場合や、エクセルを使用した請求書作成と比較すると、大幅に時間を短縮し、ミスの削減につながることが期待できます。
さらに、近年ではクラウド型のアプリも提供されていますが、この場合は外出先でもスマートフォンを使用して請求書の作成や送信ができます。リアルタイムで請求状態の把握を行えるといったメリットがあります。
請求書管理アプリの導入によって、まず「業務効率化」が期待できます。情報の自動入力、テンプレート化ができるので、請求関連業務を迅速に処理でき、重複入力や計算ミスを防止できます。
また請求書の発行履歴や入金状況を一元管理でき、チーム内で容易に共有できるようになり、アプリから請求書を送信できるので輸送コストの削減、印刷・封入などの作業にかかる手間を省いてペーパーレス化を進めることができます。
また請求書の発行履歴や入金状況を一元管理でき、チーム内で容易に共有できるようになりますし、アプリから請求書の送信ができるため輸送コストの削減、印刷・封入といった作業にかかる手間を省いてペーパーレス化を進められます。送信前の確認画面や自動チェック機能を活用すれば、記載ミスや誤送信の削減にもつながります。
送信前の確認画面や自動チェック機能を活用すれば、記載ミスや誤送信の削減にもつながります。
さらに、クラウド型のアプリなら会社の外でも操作でき、リモートワークを促進できます。
GUIや開発ツールを活用することによってアプリケーションを開発する手法を「ノーコード開発」と呼んでいて、プログラミング言語を全く使用せずに開発できます。そのため、プログラミング言語を使用した開発ほど高度なアプリを作ることはできませんが、ある程度型にはまっている開発案件の場合、ノーコード開発の活用で開発初心者でも対応できます。
「カスタム開発」とは、自社の業務内容やニーズに合わせ、アプリケーションを独自に設計・開発する方法です。自社が必要とする機能を搭載できることに加え、既存システムとの連携も自在です。一方で、開発期間は長くなる傾向があり、初期開発コストが大きくなります。
クラウドサーバー上のベンダーが提供するソフトウェアを、インターネットを通じて利用する方法です。すでにあるものを利用するのでに迅速に導入することができ、インターネット環境があればどこでも使用ができる反面、インターネットの利用に制限がある状況の場合には、サービスの利用も制限される可能性があります。
請求書管理アプリの開発方法には、上記の通りさまざまな方法があります。ここでは、それぞれの開発方法のメリット・デメリットを見てみましょう。
| 開発方法 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| ノーコード開発 | プログラミング知識・技術が不要。コストを抑えながらスピーディーな開発が可能 | カスタマイズに制限がある。プラットフォームへの依存度が高い。 |
| カスタム開発 （自社開発） |
企業が持つ要望に合わせた開発が可能 | 開発期間が長期にわたる傾向。初期開発コストが大きくなる可能性がある |
| クラウド型サービス（SaaS）利用 | ソフトウェア開発やユーザー側の管理が不要になる点。導入・ランニングコストが安い | インターネットやサービス状況により利用に制限がかかる場合がある |
請求書管理アプリを導入することによって、業務の効率化や情報共有の容易さ、コストの削減、ペーパーレス化の推進、記載ミスや誤送信の削減など、さまざまなメリットが期待できます。開発方法は「ノーコード開発」「カスタム開発」「クラウド型サービスの利用」などがありますが、自社が必要としている機能を考慮して、それに適した開発方法を選択することが大切です。
例えば、プログラミングの知識がない中で開発をしたいならノーコード開発、コストがかかったとしても業務やニーズに沿った独自アプリの開発を希望するならカスタム開発、できるだけ早く導入したいならクラウド型サービスを利用するといった方法が考えられます。
